Élections

Dans le cadre de l'organisation des élections professionnelles, l'UES Scalian souhaite maintenir la mise en œuvre d'un système de vote électronique accessible sur le web du réseau internet. Cette solution est encadrée par l'accord d'entreprise du 16 janvier 2019.

Ce système étant accessible par l'ensemble des salariés sur leur lieu de travail professionnel et/ou personnel, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition.

Les modalités d'organisation de ces élections sont prévues par le code du travail, spécialement aux articles L. 2314-4 à L.2314-10 du Code du travail, s'agissant de l'élection des membres du Comité Social et Économique (CSE).

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l'arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et au décret du n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres du Comité Social et Économique (CSE).

La mise en place du vote électronique est encadrée par la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL.

Le cabinet d'expertise ITEKA sera mandaté par l'UES SCALIAN pour évaluer le niveau de risque retenu, réaliser un audit technique de la solution de vote et des procédures mises en place.

En application de la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique, l'intégralité du dispositif de vote électronique fera l'objet d'une expertise indépendante.

L'accord d'entreprise sur le vote électronique a été conclu le 16 janvier 2019 entre la direction et les syndicats représentatifs dans le Groupe Scalian (cf. en annexe de l'accord sur vote électronique).

La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est détaillée au sein du présent protocole d'accord préélectoral et de ses annexes.

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de l'UES Scalian telle que définie dans l'accord du 11 octobre 2018, pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• Intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
• Anonymat, la sincérité du vote ; impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
• Unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
• Confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 21 du Code du travail et de l'arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d'expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

La définition du système mis en place sera détaillée dans le document « Description du système de vote électronique ».

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place, sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d'un protocole d'accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Le protocole d'accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants seront élus par scrutins électroniques.

Dates des élections par voie électronique

Afin de garantir la bonne organisation matérielle et le bon déroulement du processus électoral, les parties ont décidé de fixer la période de vote électronique suivante.

Au premier tour, les élections par voie électronique seront ouvertes le 4 avril 2023 à 9h et seront clôturées le 13 avril 2023 à 14h.

Au second tour, s'il y a lieu, les élections par voie électronique seront ouvertes le 20 avril 2023 à 9h et seront clôturées le 28 avril 2023 à 14h.

Date d'appréciation de l'électorat et de l'éligibilité

Aux termes de la jurisprudence, dans le cadre d'un vote électronique se déroulant sur plusieurs jours, les conditions relatives à l'électorat et à l'éligibilité s'apprécient à la date d'ouverture du scrutin du premier tour, c'est-à-dire au 4 avril 2023.

La durée des mandats des membres de la délégation du personnel du comité social et économique de l'UES Scalian est de 4 ans.

Les mandats des membres de la délégation actuelle du personnel du comité social et économique prennent fin le 30 avril 2023.

Le mandat des nouveaux élus du comité social et économique prend effet au 1er mai 2023 à l'issue des mandats des membres de la délégation actuelle.

Les mandats des futurs membres du personnel du comité social et économique prennent fin le 30 avril 2027.

L'effectif total de l'UES SCALIAN s'élève à 2682,2 salariés en équivalent temps plein (FTP) au 28 février 2023.

Personnes prises en compte dans l'effectif

L'effectif pris en compte pour les élections inclut, conformément à l'article L. 1111-2 du Code du travail à due proportion de leur temps de présence :

• Les salariés titulaires d'un contrat de travail à durée indéterminée ;
• Les salariés titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée en équivalent temps plein sur les 12 derniers mois ;
• Les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an ;

Les salariés titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée sont exclus du décompte des effectifs lorsqu'ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d'un congé de maternité, d'un congé d'adoption, d'une absence maladie ou d'un congé parental d'éducation.

Nombre de sièges à pourvoir

Suite aux discussions menées lors de cette négociation, le nombre de sièges à pourvoir est défini de la manière suivante pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (CSE) : 19 titulaires et de 19 suppléants.

Collèges électoraux

Le personnel est réparti en 2 collèges :

• Collège : ETAM

Les 1e et 2e collèges légaux sont fusionnés pour constituer le collège « ETAM ».

Sont considérés appartenir au collège « ETAM », en application des dispositions de l'annexe 1 de la CCN de Branche Syntec, « Classification des Employés, Techniciens et Agents de Maîtrise », l'ensemble des salariés concernés par cette annexe.

• Collège : Cadres

Sont considérés appartenir au collège « Cadres », en application des dispositions de l'annexe 2 de la CCN de Branche Syntec, « Classification des Ingénieurs et Cadres », l'ensemble des salariés concernés par cette annexe.

Répartition des sièges entre collèges

Les 19 sièges de titulaires et les 19 sièges de suppléants pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique seront ainsi répartis :

Il est précisé dans le tableau ci-dessous, et à titre indicatif pour la constitution des listes de candidats, la répartition F/H correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur les listes électorales.

SIEGES A POURVOIR

(avec indication de la parité F/H pour des listes complètes)

COLLEGE		TITULAIRES	SUPPLEANTS
ETAM	SIEGES	3	3
ETAM	Candidats F	2	2
ETAM	Candidats H	1	1
CADRES	SIEGES	16	16
CADRES	Candidats F	5	5
CADRES	Candidats H	11	11

Nombre mensuel d'heures de délégation

Le volume d'heures individuelles mensuelles de délégation par représentant élu titulaire au comité social et économique est fixé à 38 heures.

Conditions d'électorat et d'éligibilité du personnel

Les conditions d'électorat et d'éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 à L. 2314-19 du Code du travail. Conformément à ces textes :

• Sont électeurs, les salariés de l'entreprise, ayant au moins 3 mois d'ancienneté, âgés de 16 ans au moins, et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.
• Sont éligibles, les salariés ayant la qualité d'électeur, travaillant dans l'entreprise depuis un an au moins sans interruption, âgés de 18 ans révolus, à l'exception des conjoints, partenaires d'un PACS, concubins, ascendants, descendants, frères, sœurs ou alliés au même degré de l'employeur.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises.

Conditions d'électorat du personnel mis à disposition

Pour le personnel mis à disposition par des entreprises extérieures, la condition de présence dans l'entreprise utilisatrice au jour des élections est de 12 mois continus conformément à l'article L. 2314-23 du Code du travail.

Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles au comité social et économique dans l'entreprise utilisatrice.

Les personnes mises à disposition de l'UES SCALIAN remplissant les conditions mentionnées ci-dessus doivent choisir si elles exercent leur droit de vote dans leur entreprise d'origine ou au sein de l'UES SCALIAN.

A cette fin, la Direction des Ressources Humaines de l'UES SCALIAN a adressé un formulaire aux employeurs des personnes mises à disposition les informant de leur droit d'option. Les employeurs des personnes mises à disposition communiquent en retour, dans un délai imparti, la liste des collaborateurs dont l'ancienneté est au moins de trois mois et ayant choisi de voter aux élections organisées par l'UES SCALIAN.

Les personnes mises à disposition de l'UES SCALIAN pourront également exprimer leur choix d'être électeurs directement auprès de la Direction de Ressources Humaines de l'UES SCALIAN, par écrit adressé au plus tard le 3ème jour suivant la publication des listes électorales.

Contenu des listes électorales

Pour chacune des élections, la Direction établira une liste des électeurs et des salariés éligibles.

A des fins de vérification et conformément au droit commun électoral, les listes électorales comporteront l'indication des noms, prénoms, âge et ancienneté des salariés (années entières), leur qualité d'électeur et, le cas échéant, d'éligible.

Publication des listes électorales

Le 6 mars 2023 les listes électorales seront publiées sur le site intranet dans « Mes documents », dans le dossier.

Réclamations relatives aux listes électorales

Toute réclamation relative à ces listes doit être adressée par écrit à la Direction des Ressources Humaines dans les plus brefs délais et au plus tard le troisième jour suivant leur publication.

A l'issue du délai de réclamation de trois jours, les éventuelles modifications sont portées sur les listes électorales mises à jour.

Information du personnel et appel à candidatures

Le 30 janvier 2023, le personnel a été informé du déroulement des élections par messagerie, par affichage dans les locaux de l'UES SCALIAN et sur le site Intranet Scalian « dossier élections ».

Après signature de cet accord, une information sur l'organisation des élections sera effectuée le vendredi 3 mars 2023. Cette information constituera en outre un appel à candidatures.

Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au 1°' tour des élections

Il est rappelé que seules peuvent présenter des listes de candidats au 1° tour des élections les Organisations syndicales visées à l'article L. 2314-5, à savoir les organisations syndicales :

• Représentatives dans l'entreprise (notamment en ayant obtenu au moins 10% des voix aux précédentes élections dans l'entreprise),
• Ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise ou l'établissement,
• Représentatives au niveau national et interprofessionnel,
• Ou légalement constituées depuis au moins deux ans, respectant les valeurs républicaines et d'indépendance et couvrant le champ professionnel et géographique de l'UES SCALIAN.

Cas d'organisation d'un 2nd tour

Il sera procédé à un second tour uniquement dans l'un des trois cas suivants :

• Si le nombre de suffrages valablement exprimés n'est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits au premier tour ;
• En cas d'absence totale de candidatures ;
• Ou en cas de vacance partielle des sièges à l'issue du premier tour.

Au second tour, les listes de candidats ne seront soumises à aucune condition d'appartenance syndicale.

Sauf dépôt d'une nouvelle liste pour le second tour, les listes déposées par les Organisations syndicales lors du 1° tour seront considérées comme maintenues pour le 2° tour.

Les listes de candidats libres devront porter un nom de liste. En l'absence de celui-ci, le nom de la liste sera celui du premier candidat.

Modalités de dépôts des listes de candidats

Les listes de candidats à chaque instance seront établies par collège, en distinguant titulaires et suppléants.

Elles seront déposées contre récépissé à la Direction des Ressources Humaines ou envoyées par mail à l'adresse suivante : direction-rh@scalian.com.

Lors du dépôt des listes de candidats, le syndicat devra renseigner son syndicat professionnel ou interprofessionnel d'affiliation. En l'absence d'indication, le syndicat d'affiliation ne recueillera pas les suffrages exprimés en faveur du syndicat qui lui est affilié pour la mesure de l'audience, que ce soit au niveau de la branche professionnelle ou au niveau national interprofessionnel.

Les Organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les Organisations syndicales concernées.

Il pourra être exigé du déposant les statuts ou tout document témoignant de la compétence géographique et professionnelle de l'organisation syndicale qu'il représente ainsi que de la date de sa création.

La date limite de dépôt des listes de candidats est fixée au :

• 20 mars 2023 à 14h pour le 1° tour,
• 17 avril 2023 à 14h pour le 2° tour éventuel.

Nombre de candidats par liste

Chacune des listes proposées ne pourra comprendre plus de candidats qu'il n'est prévu de sièges à pourvoir. Ceci n'exclut pas la possibilité de présenter des listes incomplètes.

Cumul de candidatures

La double candidature, l'une sur la liste des titulaires, l'autre sur la liste des suppléants, sera également admise, conformément aux règles légales. En revanche, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s'il n'est pas élu titulaire.

Représentation équilibrée des hommes et des femmes

Les listes de candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale du collège considéré. Lorsqu'il y a plusieurs sièges à pourvoir dans un collège mixte, il n'est donc pas possible de présenter une liste contenant une unique candidature.

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des deux sexes.

Lorsque l'application du premier alinéa du présent article n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

• arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5;
• arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

Affichage des listes de candidats

Les listes de candidats seront affichées par la Direction dans les locaux principaux de l'UES SCALIAN et mises à disposition sur le site Intranet Scalian dans « Mes documents » puis dans le dossier intitulé « RH — UES Scalian » / « Elections professionnelles 2023 ».

Les Organisations syndicales assureront leur campagne électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l'exercice du droit syndical dans l'entreprise.

Tracts et affiches

Au premier tour, les Organisations syndicales pourront distribuer des tracts et affiches jusqu'au 31 mars 2023.

Au second tour, les candidats pourront distribuer des tracts et affiches jusqu'au 19 avril 2023.

Professions de foi des candidats

Les candidats pourront remettre à la Direction des ressources humaines lors du dépôt de leur candidature leurs professions de foi au format numérique. Celles-ci seront mises en ligne sur l'application de vote électronique et sur le site Intranet Scalian « RH — UES Scalian » dossier « Elections professionnelles ».

Dans le cadre d'un éventuel 2e tour, les professions de foi des listes des candidats seront mises en ligne dans les mêmes conditions.

Pour un rendu optimal les logos des syndicats et les photographies devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :

	FORMAT	POIDS (Ko)	DIMENSIONS	NOM DU FICHIER
PROFESSIONS DE FOI	.pdf	1 000 (1 Mo)	A4 recto/verso/couleur	PF_NOM SYNDICAT
LOGOS OS	.jpg ou .png	100	200x200px	LOGO_NOM SYNDICAT
PHOTOS CANDIDATS	.jpg	500	Minimum : 46x56px Maximum : 200x243px * Dimensions : format photo d'identité	PHOTO_NOM PRENOM

* : Quel que soit le format retenu, celui-ci devra être proportionnel aux dimensions ci-dessus.

Utilisation des moyens de communication de l'entreprise à des fins de propagande électorale

La Direction accepte que la messagerie professionnelle soit utilisée pour les besoins de la campagne électorale. Pour ce faire, la Direction relaiera une communication par Organisation Syndicale pour le 1e tour et le 24 tour et par liste de candidats libres (titulaires/suppléants réunis) pour le 2" tour. Cette communication sera relayée via l'adresse mail Direction RH ( direction-rh@scalian.com ) :

• Pour le 1e tour, les documents seront transmis du 23 mars à 9h au 27 mars 2023 à 16h. Les mails seront envoyés les uns à la suite des autres dans l'ordre de réception de la propagande le 28 mars 2023.
• Pour le 2e tour, les documents seront transmis du 17 avril à 9h au 18 avril 2023 à 16h. Les mails seront envoyés les uns à la suite des autres dans l'ordre de réception de la propagande le 19 avril 2023.

Pour information, cet envoi sera fait selon les modalités suivantes :

• Objet du mail: « Elections professionnelles 2023 -— Liste de candidats d'organisation syndicale : XXX ou Liste de candidats de la liste libre : XXX ».
• Corps du mail: « Veuillez trouver ci-joint la communication électorale de la liste syndicale : XXX ou de la liste libre : XXX ».
• Le document transmis devra être sous format PDF (maximum 1 Mo) — A4 (recto/verso) — couleur.

Par ailleurs, dans ce même mail et pour le 1e tour des élections professionnelles, il sera précisé l'existence de répertoires dans l'intranet par Organisation Syndicale Représentative ou Section Syndicale existante au sein de l'UES Scalian (accompagné du lien hypertexte dudit répertoire).

Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale

Les documents de propagandes et les professions de foi devront être remis à la Direction des ressources humaines en même temps que les candidatures, soit :

• Le 20 mars 2023 à 14 heures pour le 1e tour;
• Le 17 avril 2023 à 14 heures pour le 2e tour.

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette...).

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d'accord préélectoral, des codes d'accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n'aura pas accès au serveur de vote.

La confirmation du vote vaudra signature de la liste d'émargement de l'élection concernée et clôturera définitivement l'accès à cette élection.

Vote électronique, principes généraux

Les modalités d'organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :

• Vérifier l'identité des électeurs,
• S'assurer de la sincérité et de l'intégrité du vote,
• Respecter le secret du vote électronique,
• Permettre la publicité du scrutin.

En cas d'impossibilité matérielle de voter, les salariés concernés sont invités à se rapprocher du service RH pour trouver la solution la plus adéquate.

Authentification de l'électeur

Au sens de la délibération CNIL 2019-053, les procédés d'authentification retenus devront garantir que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d'identité sont réduits de manière significative (objectif de sécurité n° 2-04).

Ainsi, pour satisfaire à cet objectif, la CNIL exige d'utiliser deux canaux séparés pour l'acheminement des codes et d'intégrer un défi non trivial lors de l'authentification.

Transmission du code identifiant

Chaque électeur recevra à son domicile un courrier contenant une note d'information sur les modalités de participation au vote ainsi que son code identifiant personnel.

Un courrier sera adressé au domicile de chaque salarié le 28 mars 2023. Celui-ci sera valable pour le 1e tour et pour le 2e tour. En cas de second tour, l'identifiant adressé reste valable.

Le mot de passe sera adressé automatiquement sur l'adresse e-mail professionnelle de l'électeur après que celui-ci ait validé son code identifiant. Le mot de passe servira durant toute la durée du scrutin et aura une durée de validité d'1 heure et 30 minutes pour l'action de voter.

Les électeurs qui ne seraient pas en capacité de recevoir leur mot de passe sur leur mail professionnel auront la possibilité de recourir à la solution de réassort de codes pendant le vote.

Défi complémentaire

Le processus d'authentification sera renforcé par la saisie d'un défi complémentaire : la ville de naissance de l'électeur.

Procédures de restitution de codes

Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leur identifiant (non réception, perte) de récupérer ceux-ci en ligne, sur le site de vote.

Courrier non reçu ou égaré : restitution du code identifiant

Eléments d'authentification	Nom/Prénom, Date de naissance, 5 derniers caractères de l'IBAN du compte servant au versement de la paie
Restitution du code identifiant	Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l'électeur Un mail d'information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l'électeur (si celui dispose d'une adresse mail) pour l'informer que son identifiant lui a été transmis par SMS. Le numéro de mobile renseigné sera associé à l'électeur concerné et ne permettra pas de récupérer l'identifiant d'un autre électeur.

Courrier postal non reçu ou perdu, E-mail non reçu (absence d'e-mail connu ou boîte mail inaccessible par l'électeur)

Eléments d'authentification

L'électeur est invité à remplir un formulaire de contact sur la plateforme : Nom et prénom, Adresse mail, Numéro de téléphone de contact Si l'électeur n'a pas reçu ou a égaré son courrier postal, ou s'il n'a pas accès à sa boite mail, la demande de réassort de l'identifiant est enregistrée et transmise à l'assistance de niveau 2, gérée par l'UES SCALIAN. Scalian contacte par téléphone l'électeur au numéro qu'il a déclaré : Elle vérifie son identité au travers de questions (identité, date de naissance, lieu de naissance, numéro de sécurité sociale) ; Elle vérifie sa situation et le fait qu'il n'accède pas à son mail connu ; Si l'authentification est probante et la demande jugée légitime, elle valide la demande sur la plate-forme.

Restitution du mot de passe et/ou de l'identifiant

Identifiant par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l'électeur ou mot de passe par mail sur l'adresse mail donnée par l'électeur. Un mail d'information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l'électeur pour l'informer que son mot de passe et/ou son identifiant lui a été transmis par SMS (identifiant) ou par mail (mot de passe). Le numéro de mobile renseigné sera associé à l'électeur concerné et ne permettra pas de récupérer l'identifiant d'un autre électeur.

Déroulement du vote par internet

Les électeurs pourront voter depuis tout terminal informatique (ordinateur, smartphone, tablette) connecté à Internet à tout moment pendant la période de vote.

L'adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante : www.scalian.webvote.fr

Après s'être identifiés à l'aide de leurs codes confidentiels (identifiant + code secret) et avoir saisi leur date de naissance, les électeurs se verront présenter les élections de leurs collèges respectifs pour lesquels ils détiennent des droits de vote.

Les listes de candidats seront présentées par ordre alphabétique de l'Organisation syndicale et pour les listes de candidats libres par ordre alphabétique du nom de famille du premier candidat.

Les électeurs auront la faculté d'exprimer un vote blanc ou nul. Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier.

Les électeurs auront la possibilité d'imprimer ou d'enregistrer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l'application.

Assistance téléphonique

Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes.

L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L'appel sera facturé au prix d'un appel local.

Procédure de restitution de codes

Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d'accès (non réception, perte) de participer au vote.

Les modalités pratiques d'authentification et de renvoi des codes sont définies dans l'annexe 2 du présent protocole.

Bureau de vote

Un bureau de vote unique centralisateur composé d'un Président et de deux Assesseurs veillera au bon déroulement du scrutin. Les fonctions de Président et d'Assesseurs seront confiées aux deux électeurs les plus âgés ainsi qu'à l'électeur le plus jeune, salariés volontaires et présents dans les locaux du Siège de l'UES Scalian.

Dans la mesure du possible, un représentant de chaque collège électoral devra être présent dans le bureau de vote.

Il est précisé que les candidats ne pourront pas être membres du bureau de vote pour les 2 tours des élections professionnelles.

Cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique. Celle-ci sera constituée des membres du bureau de vote, des représentants des organisations syndicales, des représentants de la direction et du prestataire.

Chaque organisation syndicale et chaque liste libre pourront désigner un délégué de liste qui composera la cellule d'assistance technique.

Lors du scrutin à blanc, il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d'assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes permettant d'accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations seront remis de manière sécurisée et confidentielle. Les droits associés à ces codes sont précisés dans l'annexe 2 du présent protocole.

Les membres de la cellule d'assistance technique bénéficieront d'une formation à la solution de vote concomitamment au scrutin à blanc.

Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement

La veille de l'ouverture du scrutin, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l'ouverture et de la fermeture du vote.

Le scrutin à blanc vise à tester le système de vote en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote, en présence des représentants des Organisations syndicales et la direction, vont pouvoir tester tous les modules de l'application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des Procès-Verbaux.

Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test, les membres du bureau de vote centralisateur valideront l'intégrité du dispositif et programmeront l'ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement.

Entre les dates d'ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s'assurer que l'application n'est sujette à aucune modification.

Chiffrement et déchiffrement des votes

Lors de la cérémonie d'ouverture, une clé de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote centralisateur. Durant le scrutin, aucun dépouillement partiel ne sera possible.

La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur.

Chacun des membres du bureau de vote devra conserver durant le scrutin :

• Un exemplaire de ses codes,
• Une copie de sa séquence secrète,
• Une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :

• Une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote,
• Une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

Fermeture du scrutin et dépouillement de l'urne électronique

Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement.

Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote centralisateur d'au moins deux séquences secrètes.

Il sera alors possible d'accéder :

• aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus...),
• aux Procès-Verbaux des résultats,
• aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l'audience électorale.

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l'identité de l'électeur ne peut pas être mise en relation avec l'expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de manière transparente et sécurisée.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l'initiative de l'employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l'ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les membres de la délégation du personnel des CE ou du CSE, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l'ouverture du vote.

La mise en place d'une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. À ce titre, l'ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s'engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Les élections professionnelles au sein de l'UES Scalian amènent un traitement des données personnelles. À ce titre, l'ensemble des données bénéficient de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/6759.

La Direction informera les électeurs et les candidats de leur droit d'accès et de rectification de leurs données personnelles, ainsi que de toutes les autres informations mentionnées à l'article 32 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et de l'article 13 du règlement européen n° 2016/6709.

Le prestataire à qui l'UES Scalian fait appel pour la réalisation de ce traitement présente toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

La désignation des membres de la délégation du personnel au comité social et économique se fera au scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. L'attribution des sièges à chaque liste sera calculée :

• Par application du quotient électoral ;
• Et, si des sièges n'ont pas été pourvus, par calcul de la plus forte moyenne.

Ratures

Si leur nombre est supérieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat, lors de l'attribution des sièges obtenus, le candidat raturé sera placé après les autres sur la liste, en fonction du nombre de ratures de chacun.

Egalité des voix

En cas d'égalité des voix sur une même liste, le candidat élu sera celui venant en premier dans l'ordre de présentation sur cette liste.

Sitôt les opérations de dépouillement terminées, les résultats sont proclamés par le bureau de vote dans les conditions suivantes.

Signature du procès-verbal et des listes d'émargement

Concernant les élections par voie électronique, un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote. Le module de génération des Procès-Verbaux aura été contrôlé et validé par les membres du bureau de vote lors du scrutin à blanc.

Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu'il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal pré-rempli tandis qu'un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s'assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin.

Une fois cette vérification effectuée et après inscription d'éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote.

Les listes d'émargement sont également imprimées et signées par les membres du bureau de vote.

Proclamation des résultats

Une fois les Procès-verbaux signés, la proclamation des résultats s'effectue pour chaque élection, au sein de chaque collège, en commençant par les titulaires puis par les suppléants.

Le bureau de vote proclame les résultats de chaque liste et de chaque candidat. Il proclame le nom de chaque élu et le nombre de voix obtenues.

Affichage des résultats

Les résultats définitifs des élections sont affichés par la Direction sur les panneaux réservés à cet effet dans les SCALIAN et sur l'intranet.

Envoi des procès-verbaux

Après la proclamation des résultats, l'UES SCALIAN transmet, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés, à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral ainsi qu'aux têtes de liste des candidats libres.

Dans les 15 jours suivants les élections, l'UES SCALIAN envoie les procès-verbaux par lettre recommandée avec avis de réception au Centre de traitement des élections professionnelles — TSA 79104 — 76934 ROUEN CEDEX 9, en un exemplaire.

Calcul de l'audience électorale des organisations syndicales dans l'entreprise

Afin de mesurer l'audience électorale de chaque organisation syndicale, nécessaire à l'appréciation de leur représentativité, il sera procédé au dépouillement des suffrages exprimés au premier tour des élections des élus titulaires au comité social et économique et ce, quel que soit le nombre de votants.

Pour les syndicats catégoriels, affiliés à une confédération catégorielle interprofessionnelle nationale, l'audience est mesurée dans les seuls collèges dans lesquels ils ont vocation à présenter des candidats, dès lors qu'ils ne font pas le choix de présenter des candidats dans tous les collèges.

Les organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles dans leur propagande électorale.

À défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les organisations syndicales concernées.

Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats

Sont prises en compte les voix portées sur son nom et non les voix portées sur la liste (la différence est liée aux éventuelles ratures de son nom). Ces voix sont rapportées au nombre de bulletins valables recueillis pour l'ensemble des listes de son collège, pour obtenir le pourcentage sur son nom.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu'à la fin du délai de contestation des élections. Sont également conservées jusqu'à la fin du délai de contestation les listes d'émargement signées par les membres du bureau de vote.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés.